Условия и ред

Приложение

С настоящият документ, в съответствие с разпоредбите на чл.12, ал.4 от ЗЗЛПСПОИН, се уреждат условията и редът за вътрешно подаване на сигнали, и за последващи действия по тях в ЕОС МАТРИКС ЕООД. Настоящите условия и ред намират непосредствено и ефективно приложение и по отношение на клонове и дъщерни дружества на ЕОС МАТРИКС, включително такива, регистрирани в чужбина, при спазване на нормативните изисквания. Условията и редът се прилага по отношение на сигнали за нарушения на българското законодателство или актове на Европейския съюз попадащи в приложното поле на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН. Настоящите условия и ред се прилагат за лица, подали сигнал за информация за нарушение, станали им известни в качеството им на лица по смисъла на чл. 5, ал.2 от ЗЗЛПСПОИН.

Не се образува производство и не се предприемат действия по настоящите условия и ред за:

1. анонимни сигнали, освен в изрично предвидените от закона случаи;

2. сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

Служители отговарящи за получен сигнал

С изрично решение на управител на ЕОС МАТРИКС са определени служител/и в ЕОС, който да отговаря за разглеждане на сигнали.

Служителят/те съвместно с отдел „Продажби и Маркетинг“, поддържат на интернет страницата настоящата актуална информация по чл. 12, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН. Информацията се поставя от определения/те служител/и на видно място в офисите на ЕОС МАТРИКС.

Производство

Производството по разглеждане на сигнали започва с постъпване в ЕОС МАТРИКС на сигнал при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН. Всеки сигнал се проверява по отношение на неговата достоверност. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на чл.3 от ЗЗЛПСПОИН и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Всеки сигнал се проверява от определения/те служители по отношение на неговата допустимост и достоверност. Ако при проверката се установи, че сигналът не попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието му не дава основания да се приема за правдоподобен, се изготвя становище до управител/ите на ЕОС МАТРИКС. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

Подаване на сигнал

В ЕОС МАТРИКС има създаден вътрешен канал, чрез който може да се подаде сигнал - писмено или устно. Сигналите се подават само до определен/ите от управител на ЕОС МАТРИКС служител/и.

• Писмените сигнали се подават чрез попълване на „Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения“, съгласно образеца, утвърден от КЗЛД, достъпен на следния електронен адрес: https://www.cpdp.bg/

1.  по пощата или по куриер на адрес: гр. София, Българи, ул. "Рачо Петков Казанджията" № 6, ет.6 с надпис върху плика „Сигнал по реда на ЗЗЛПСПОИН“. Пликът се предава от служител отговарящ за кореспонденцията на определеното/ите лице/а от настоящите условия и ред без да се отваря, като слага върху плика вх. №.

2. на е-мейл whistleblower@eos-matrix.bg. Достъп до съдържанието на е-мейла имат само определените лица от настоящите условия и ред.

Ако сигналът не отговаря на изискванията на закона и настоящите условия и ред, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.

• Устни сигнали се подават:

1. чрез телефон +359893752407;

2. по искане на сигнализиращото лице, чрез лична среща, в уговорен с определения/те служител/и подходящ срок и час, в рамките на установеното работното време на ЕОС МАТРИКС. Сигналът се подава при спазване на разпоредбата на чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, като устният сигнал се документира от определения/те служител/и чрез попълване на „Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения“, съгласно образеца, утвърден от КЗЛД. На лицето подаващо сигнала се предлага да го подпише, при желание от негова страна.


Завеждане на сигнал

За всеки един получен в ЕОС МАТРИКС сигнал се предприемат действия от определеното/ите лица за генериране на Уникален идентификационен номер (УИН) и се завежда в регистър на сигналите, съгласно изискванията на закона и подзаконовите нормативни актове.

В 7-дневен срок от получаването на сигнала определения/те служител/и извършва/т проверка за редовност и се потвърждава/т получаването му, като на сигнализиращото лице се предоставя информация за УИН и дата на регистриране на сигнала.

Ако сигналът не отговаря на изискванията на чл. 15, ал. 2 от закона, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите по сигнала не бъдат отстранени в срока, определения служител/и изготвя/т становище да управителя, след което връща сигнала на сигнализиращото лице заедно с приложенията към него.

Регистър на сигналите

Управител/ите на ЕОС организира/т създаването и поддържането на вътрешен Регистър на сигналите за нарушения по образец на КЗЛД, който не е публичен и достъпа до него е строго ограничен съгласно изискванията на закона. Регистърът се води от определения/те служител/. Достъп до Регистъра има само определения/те служител/и.

Управителя/ти на ЕОС организира дейността по създаването и поддържането на регистъра така, че информацията, вписана в регистъра, да се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност. Регистърът се води и поддържа на траен носител съгласно §1, т. 18 от допълнителните разпоредби на закона и съгласно изискванията на Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения. Информацията от регистъра се съхранява по начин позволяващ възпроизвеждането и без загуба на данни.

Работата с получаването и регистрирането на документи по сигнали се осъществява при спазване на Политиката за неприкосновеност на личните данни на ЕОС МАТРИКС и Обща политика по информационна сигурност и поверителност на ЕОС МАТРИКС

Условия и мерки за защита на сигнализиращите лица

В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, определения/ите служител/и организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква/т съдействието на други лица или звена в дружеството. Определения служител/и изготвя/т и предоставя становище с приложения по случая на управител/и на ЕОС, в което се съдържа информация за сигнала, предприетите последващи действия и предложения за предприемане на конкретни мерки, с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението.

Управител/ите на ЕОС предприема/т необходимите мерки, за да забрани/ят всяка форма на ответни действия спрямо сигнализиращо лице, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, съгласно определенията в закона.

Управителят/ите на ЕОС взема/т необходимите мерки, за да гарантира, че лицата, подаващи сигнали за нередности в ЕОС МАТРИКС, са информирани за правото им на мерки за подпомагане, по-специално безплатни и достъпни информация и съвети, помощ пред всеки орган, необходима за тяхната защита срещу репресивни ответни действия, включително чрез надлежно съобщаване на факта, че имат право на защита по реда на закона, правна помощ и медиация, както и за органите, които могат да им я предоставят.