Моля, прочете този документ!
В началото на всеки телефонен разговор, наш служител ще Ви информира, че разговорът ще бъде записан, като индикира, че повече информация за условията на записа можете да намерите в настоящия документ.
Ние знаем, че предоставянето на детайла информация в рамките на разговора е практически невъзможна, защото може да бъде объркващо и да пречи на разговора. Същевременно, обаче, сме длъжни по закон да Ви предоставим тази информация. Ето защо, за да балансираме между правото Ви да получите необходимата информация и нашето задължение да Ви я предоставим, създадохме това изчерпателно Съобщение за поверителност относно записи на входящи и изходящи телефонни разговори, което отговаря на наличните добри практики в сферата на защитата на личните данни.
Ако имате въпроси, не се колебайте да се свържете с длъжностно лице по защита на данните на имейл:
dpo@eos-matrix.bg
Информация в съответствие с чл. 13/14 от Общия регламент за защита на данните.
Данни за администратора:
„ЕОС Матрикс“ ЕООД, ЕИК: 131001375
Адрес: ул. „Рачо Петков Казанджията“ № 6 п.к. 1766 София, България.
1. Цели на обработката и правно основание
Телефонните разговори, осъществени от и към нашия Контактен център за обслужване на клиенти („Кол център“) се записват за целите на:
- Вътрешен мониторинг за спазването на правните и етични рамки при комуникация с клиенти.
- Разследване на сигнали, жалби и оплаквания от клиенти.
Ограничено количество от тези записи, след приложена анонимизация се използват за целите на:
- Обучения и повишаване на квалификацията на служителите, както и подобряване на обслужването с цел по-ефективна комуникация с клиенти.
Данните, които се обработват и самите дейности се основават на:
- Легитимни интереси на клиентите на „ЕОС Матрикс“ ЕООД , да получат качествена услуга, отговаряща на законодателството и на етичните норми.
По смисъл на законодателството за защита на личните данни това е правно основание, посочено в чл.6, пар.1, б.е) от ОРЗД
- Легитимни интереси на служителите на „ЕОС Матрикс“ ЕООД, в случай, че е необходимо доказването на определено обстоятелство при постъпила жалба от страна на клиент/друго лице или от надзорен орган (доколкото жалбата е постъпила в срока на съхранение на записите) или алтернативно, ако възникнат съмнения за непрофесионално или неетично поведение на служител, в резултат на което бъде проведено вътрешно разследване.
По смисъл на законодателството за защита на личните данни това е правно основание, посочено в чл.6, пар.1, б.е) от ОРЗД
- Нормативни изисквания към „ЕОС Матрикс“ ЕООД да осигурява спазването на приложими законодателни изисквания, включително такива за сектора, както и на законните интереси на „ЕОС Матрикс“ ЕООД да осигурява качествено обслужване на своите клиенти, също така да обучава и повишава квалификацията на своите служители и да защитава сигурността на дружеството, неговите клиенти и служители.
По смисъл на законодателството за защита на личните данни това е правно основание, посочено в чл.6, пар.1, б.е) от ОРЗД
Ваше право е да възразите срещу такъв запис, като посочите това на нашия телефонен оператор. В този случай, разговорът ще бъде маркиран за „незабавно изтриване“. Също така, можете да изпратите Вашето искане и на горепосочения имейл на длъжностното лице по защита на данните, а именно:
dpo@eos-matrix.bg .
При отправено възражение от Ваша страна, ще бъде извършена допълнителна проверка на съдържанието на разговора, по-конкретно дали същия не нарушава легитимните интереси на дружеството или трета страна.
В случай че такова нарушение не се установи, разговорът ще бъде изтрит по необратим начин в рамките на седем дни. Ще ви уведомим изрично за резултатите и предприетото действие.
В случай че бъде повдигнат спор относно разговора, същият ще бъде съхраняван в рамките на приключване на самата процедура по разследване.
Бихме искали да Ви информираме, че записите се използват само за горепосочените цели, самите записи се извършват с технически средства и системи без функционалности за автоматизирана обработка на Вашите личните данни (включително биометрични такива), включително не е налице възможност да бъдете профилирани или да бъдете обект на автоматизирано решение.
Самите записи се съхраняват във вътрешна система на „ЕОС Матрикс“ ЕООД, за минимален период от време, както е посочено по-долу.
2. Категории данни и източници на данни
Личните данни, които събираме в хода на входящи/изходящи телефонни разговори от и към нашия Кол център са ни предоставени лично от Вас.
Вашият телефонен номер сме получили от Вашия предходен кредитор, друго задължено лице по кредита, друго посочено за контакт лице от Ваша страна, или ако Вие сте осъществили контакт с нас от посочения телефонен номер или в хода на комуникацията с Вас, ако сте посочили изрично определен телефонен номер.
Ако телефонен номер за връзка с Вас фигурира в публични регистри (напр. в Търговски регистър и Регистър на ЮЛНЦ към Агенция по вписванията) е възможно да използваме този телефонен номер, за да се свържем с Вас.
„ЕОС Матрикс“ ЕООД следва строга политика за сигурност на информацията за своите клиенти при провеждане на телефонни разговори, което изключва предоставяне на информация за Вас и Вашето задължение на трети лица, когато тези лица, нямат връзка с конкретното задължение.
При запис на телефонните разговори се обработват следните категории лични данни:
- Запис на гласа на лицето, което инициира телефонната комуникация и на служителя на „ЕОС Матрикс“ ЕООД, който приема или прави обаждането;
- Информация, индивидуализираща служителя на „ЕОС Матрикс“ ЕООД които приема или прави обаждането (име, длъжност)
- Информация, индивидуализираща лицето, което приема или прави обаждането
- Други данни, които лицето по своя инициатива решава да сподели в рамките на телефонния разговор.
В зависимост от целта на входящото/изходящото обаждане от и към нашия Кол център е възможно да се събира и друга информация, касаеща Ваше задължение, което сме изкупили (напр. предоставяне на информация за размера на задължението, за възможностите за сключване на споразумение за разсрочване на задължението или за изясняване на причини за забава или липса на плащания и др.)
По правило се обработва само информация за Вас, която е необходима, за да можем да управляваме и съберем съответното задължение. Това включва събиране и обработване на лични данни за Вас, които не се класифицират като специални категории лични данни („чувствителни данни“), разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, биометрични данни за целите единствено на идентифицирането на физическо лице, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на дадено лице. Ето защо, обръщаме внимание, че ако в хода на телефонния разговор решите да споделите такива чувствителни данни, „ЕОС Матрикс“ ЕООД няма да може да ги вземем предвид и да ги обработи без изрично Ваше писмено съгласие. Кол операторът ще Ви разясни изискванията на Политиката за управление на уязвими клиенти, при която е възможно да се събират чувствителни данни за Вас, както и условията тези чувствителни данни да бъдат събрани, а именно чрез попълване на специална декларация.
3. Получатели
Само надлежно упълномощени служители на „ЕОС Матрикс“ ЕООД имат достъп до телефонни записи за посочените по-горе цели.
В отделни случаи, при разследване на постъпили сигнали и жалби, телефонните записи могат да бъдат разкрити и на компетентните правоохранителни органи в изпълнение на нашето законово задължението да им съдействаме в хода на разследването.
Личните данни, съдържащи се в записите от телефонни разговори, осъществени с/от нашия Кол център не се предават в трета държава извън Европейския съюз или на международна организация.
4. Период на съхранение
Записите на осъществени входящи/изходящи телефонни разговори ще бъдат съхранявани чрез нашата система за записване в срок до 3 месеца. При необходимост от удължаване на срока с цел защита от правни претенции (например при спор с или оплакване от клиент), може да съхраняваме конкретни записи до разрешаване на съответния случай.
5. Права на субектите на данни
Имате право да възразявате, като изпратите имейл, както е посочено по-горе или информирате нашия оператор.
Извън правото да възразите срещу извършвания запис, „ЕОС Матрикс“ ЕООД ще разгледа и в срок не по-дълъг от 1 месец ще Ви отговори на всяко друго Ваше запитване и/или искане за упражняване на права по чл. 15 – чл. 22 от ОРЗД, включително на правото Ви на информация, правото на достъп, правото на коригиране, правото на изтриване, правото на ограничаване на обработката.
В съответствие с член 77 от GDPR, Вие също имате право да подадете жалба до Комисия за защита на личните данни, Република България, което е наш надзорен орган.