Фактурата като източник на грешки: осем причини, поради които чакате по-дълго от необходимото, за да получите парите си
Издавате фактура и получавате парите си. Това е идеалният сценарий, особено за фрийлансърите и собствениците на малки бизнеси. Но често е налице забавяне на плащането. Или дори клиентът връща фактурата обратно, защото не е издадена коректно. За да избегнат това, фирмите е добре да спазват следните съвети в процеса на фактуриране.
1. Името на компанията липсва или е неправилно изписано.
Получателят на фактурата трябва да бъде ясно обозначен. Но това, което често се пренебрегва, е че обозначението на фирмата не се ограничава до името и адреса ѝ, а трябва също да включва правната ѝ форма. Така че, ако изпратите фактура само до “Търговец“, вместо до „Търговец“ ЕООД, то тя бързо ще ви бъде върната. Освен това името на фирмата трябва да бъде изписано правилно.
2. Неточно описание на услугата/изпълнението.
Рядкост е някоя фирма изобщо да пропусне да посочи основанието за издаването й. Но често пъти предоставената информация е твърде неясна. Например „доставка на стоки“ не е достатъчно като описание на извършената работа. Основание като „технически консултации и проверка“ също не е достатъчно ясно. Все пак, общи формулировки като „доставка на цветя“ са приемливи. В случай на съмнение е по-добре да сте прекалено прецизни, отколкото твърде неясни. Освен това, съгласно българското законодателство, изписването на брой и количество на стоката и услугата в основанието е задължително условие, за да бъде една фактура призната.
3. Липсва пореден номер на фактурата.
Фирмата-получател и услугата са описани правилно? Това все още не е напълно достатъчно. За да се избегне повторното издаване на една съща фактура, данъчната администрация изисква фактурите да бъдат номерирани последователно. Въпреки това, в Германия можете да използвате същия номер отново, ако разделяте фактурите си на зони, например според видовете продукти или региони. Следователно фактура с име „1_2019_доставка на дървесина“ е правилно издадена, както и „1_2019_Северозапад“. В България горепосоченото не е приемливо, а следва да има десет разрядност на фактурите и те да са номерирани с арабски цифри, както и последователността да е времева – не е приемливо фактура с по-малък номер да е от по-късна дата.
4. ДДС е посочен неточно.
В случай че трябва да бъде начислен ДДС, има два варианта за допускане на грешка. Понякога фирмите не просто забравят да начислят ДДС, но и посочват неправилния процент. В Германия например, за някои категории стоки като храни, както и за журналистически услуги се начислява по-ниска ставка на ДДС от 7%, вместо обичайните 19%. В случай че неправилно посочите твърде висок размер на ДДС, това е сумата, която ще дължите на данъчната администрация. За разлика от Германия, в България има само една ставка на ДДС – 20% и изискването на данъчната администрация е начисленият ДДС да се посочва както като процент, така и като абсолютна сума.
Освен това, ако издавате фактури на фирми в други страни от ЕС, данъкът се дължи от получателя, но само ако посочите това във фактурата. Изключение от това правило правят собствениците на малък бизнес с оборот под 17 500 евро на година. Съгласно чл. 19 от немския закон за ДДС, те не са длъжни да посочват ДДС във фактурите. Въпреки това, собствениците на малък бизнес трябва да включват препратка към тяхното освобождаване от задължението да начисляват ДДС. Горепосоченото изключение не е валидно за България. В нашата страна всяко лице, което извърши сделка в ЕС, за която следва да издаде фактура, трябва преди това да се регистрира или в неговата страна (България - чл.97а от ЗДДС), или в държавата, където е извършена сделката/услугата.
5. Бонуси и отстъпки, които не са ясно разпознаваеми.
Предоставили сте бонуси или отстъпки? Ако предоставите бонус на партньор по договор, трябва да бъде издадена отделна фактура. Ако предоставите намаление или отстъпка, тя трябва да е включена във фактурата и да е ясно разпознаваема.
6. Електронни фактури в неправилен формат.
Независимо дали сте на свободна практика или сте собственик на малък, среден бизнес или голяма компания, никой вече не трябва да издава хартиена фактура. Това е регламентирано от GoBD, немските „Принципи за правилно управление и съхранение на книги, записи и документи в електронна форма, както и достъпа до информация“. Той предвижда четири условия за електронните фактури: невъзможност за изменение, пълнота, проследяемост и наличност. Най-честият източник на грешки е „невъзможност за изменение“. Фактури в Word или Excel формат се считат за неприемливи. Фактури в PDF са приемливи, като за допълнителна защита трябва да се използва по-сигурният формат PDF/A. В България все още е задължително съхранението на издадените фактури на хартиен носител.
7. Няма отделен процес за коригирани фактури.
Самият процес на коригиране на фактурата крие опасност от допускане на грешки. Ако некоректната фактура все още не е била въведена в счетоводните книги или изпратена на получателя, можете просто да я изпратите отново. Но ако е вече регистрирана, трябва да я сторнирате в писмен вид, повтаряйки цялата информация, която е била налична в оригиналната фактура. В този случай следва да съхраните всички екземпляри от издадения документ и да поставите гриф "Анулирана". Това включва съхранение и на оригинала на фактурата, който следва да бъде изискан от получателя, а това в повечето случаи съдзава неудобство. След това трябва да издадете нова, коректна фактура, с нов пореден номер.
8. Периодът на съхранение не е правилно изчислен.
Друг капан се крие буквално в края на процеса на фактуриране: периодът на съхранение. Ако една компания бъде одитирана от данъчната администрация, всички фактури от последните 10 години трябва да са налични, в противен случай ще бъде начислен дължимия данък. А това, което много хора не знаят, е че този период се изчислява към края на счетоводната година. Затова фактури от 1 януари 2012 г. трябва да се съхраняват не само до 1 януари 2022 г., но до 31 декември 2022 г.
По-голямата картина.
Дори и да сте изпълнили всички тези условия, понякога все пак не получавате дължимите пари. Защото освен споменатите грешки има и много други причини за забавяне и просрочване на плащанията. Например подвеждащи или некоректни фактури: при организиране на банковия превод, клиентът въвежда неправилно номера на фактурата, защото не е четлив върху издадената фактура.
Или пък фактурата е попаднала на дъното на пакета и бива изхвърлена от клиента по невнимание, заедно с опаковъчната хартия. За мениджърите резултатът е допълнителна работа, която лесно е могло да бъде избегната, за да не им се налага да чакат по-дълго от планираното за парите си, което пък крие риск самите те да изпаднат във финансови затруднения.