Повече от модерна дума: защо EOS се насочва към разработването на гъвкав софтуер
Ако работите на бързо променящ се пазар, вашият бизнес софтуер трябва да поддържа същото темпо. Поради това, EOS е възприела гъвкави методи, за да разработи своя нов софтуер за управление на дългове - и едновременно с това да трансформира цялата организация.
„Гъвкав по природа“ е надпис на синия стикер върху бележника на Кирстен Хундер. До него върху бюрото й има: комплект блокчета Lego, топки за жонглиране и кокосови бонбони. Хундер работи по проекта на EOS за създаване на FX софтуер в Хамбург и знае, че стикерът върху бележника всъщност изпраща погрешното послание.
“Концепцията за гъвкавост е доста нова за мен”, казва Хундер, която се присъединява към FX преди две години. „Да мисля в седмици, вместо в месеци и да управлявам времето си между срещите беше огромна промяна за мен.“ На последната й длъжност, твърди Хундер, експертите се оттегляли на тихо място, за да създават концепции от по 100 страници, за реализирането на които били необходими 18 месеца. „При повече късмет, те биваха одобрявани, но доста често ги отхвърляха и трябваше да започнеш всичко отначало.“ В тази връзка, на Хундер й отнело време, за да свикне с гъвкавия начин на работа. “Първоначално бях скептична относно достойнствата на джагите в офиса и всички тези самозалепващи листчета и стикери по стените и се чудех: те кога всъщност работят?“
Днес Кирстен Хундер е Ръководител проект и част от екип, наречен "KoRn", комбинирано от немските думи за комуникация и отчитане. Групата от седем души дели цял етаж с още четири екипа със сходна големина и подобни чудновати имена, всички те позиционирани в офиса в центъра на Хамбург.
Мисията на малко над 70-те колеги в проекта „FX“ за разработване на софтуер е също така създаването на новата опора на EOS в Германия: изцяло нова софтуерна платформа за управление на вземания. Вместо сегашната система, която комуникира с длъжниците по високо автоматизиран начин, следвайки строги насоки, екипът на FX изгражда по-гъвкава, задвижвана от ефективната работа с данни платформа, която има за цел да третира длъжниците с уважение, като същевременно увеличава шансовете за изплащане на задълженията.
„Ние анализираме анонимизирани данни за длъжници, които ни помагат да намерим най-ефективния начин за влизане в диалог със задължената страна, било то по имейл, WhatsApp или чрез старомодното писмо“, казва Томас Лийдер от отдел “Технологични решения” на EOS и коуч по гъвкави операции към FX, намирайки се в кухненската и развлекателна зона с play station в единия ъгъл и онази джага, за която Хундер беше толкова скептична, в другия.
И така, защо FX екипът възприе този подход за разработване на софтуер? Дали EOS не се захваща с една нашумяла идея, възхвалявайки гъвкавото управление на проекти като универсален метод за постигане на повече продуктивност?
„Гъвкавост е много повече от една модерна дума“, казва Лийдер. „С прости думи: няма друг начин.“ EOS, като и други компании в дигиталния свят, функционира в бързо променяща се корпоративна среда, което увеличава риска един продукт вече да е остарял, когато стигне до пазара.
„В отговор на промяната.“ Това е един от четирите принципа, застъпени в Манифеста на гъвкавите методологии, създаден през 2001г. от група американски програмисти, които се почувствали обезсърчени от традиционните работни процеси, следващи строги насоки, подобно на Кирстен Хундер, когато в миналото изхвърляла в кошчето концепция от 100 страници. Принципите на манифеста са изписани на лист, който Лийдер и неговите колеги са залепили върху една врата в офиса си.
Близко сътрудничество и прозрачност
„Идеята, че човек първо трябва да премисли нещата докрай, за да намери правилното решение, е заблуда“, твърди Лийдер. Вместо това, на всеки две седмици петте интердисциплинарни FX екипа включително програмисти, дизайнери на потребителско изживяване и агенти по събиране на вземания чертаят детайлен план за близко сътрудничество, върху който да се фокусират през следващите две седмици. „Нашите екипи работят върху много на брой малки системи, които си взаимодействат и заедно съставляват цялостната платформа. Това е нещо като град с болница, полицейско управление и пристанище, които постоянно обменят ресурс и данни.“
Двуседмичните периоди, или „спринтове“, приключват с преглед на спринта, при което членовете на екипите се събират пред стена, облепена със самозалепващи листчета под заглавия като „реализиране“ и „подобрение“. Това позволява на гъвкавите екипи да са напълно прозрачни относно своите цели и им помага постоянно да се учат от предишните спринтове. Продължавайки с метафората: по време на прегледа, гъвкавите екипи обсъждат дали полицейското управление, което строят, е добре оборудвано, за да функционира като част от градската инфраструктура. Те отделят внимание на това върху какво трябва да се фокусират, за да подобрят обмена на ресурс и данни, или вместо това да започнат да строят летище или велосипедна алея.
Но при гъвкавата методология не са достатъчни само технология, умения и квалификация, за да може тя да работи. Друга важна част е да се определят насоки като „индивиди и взаимодействия над процесите и инструментите“, друг принцип на гъвкавия манифест. „Предизвикателството се състои в изграждането на цялостна нагласа“, споделя Лийдер: „Ценности като откритост, уважение, смелост и прозрачност са важни, за да заработят нещата.“
В крайна сметка, при разработването на гъвкав софтуер всичко опира до доверието. Доверие в себе си, в другите членове на екипа и групови практики, като например scrum (“спорна топка”). Доверието дава правомощия на екипа. „Без доверие, много неща просто не работят“, твърди Лийдер. След което внезапно се обръща, за да помогне на двама колеги да извадят чистите чаши от съдомиялната машина. „Ние в EOS казваме: „Това, което построиш, това ще управляваш“, казва той, поставяйки чаша в шкафа. „Това означава, че членовете на екипа са отговорни за своята работа, но също и за други неща - като например, за подреждането на съдомиялната машина.
Лидерство означава преодоляване на препятствията
Каква роля играе лидерството в този нов вид култура на работното място? „Въпреки че отхвърляме йерархията, ние смятаме, че лидерите са все още необходими, но не в традиционния смисъл, където работодателят казва на служителите си какво да правят“, споделя Лийдер. Става дума за създаването на среда на самостоятелност, казва той. „Аз също имам екипен ръководител, но нямам нужда от неговото одобрение, за да си взема отпуск. Тези неща координирам с екипа си.“
Лидерството в EOS също означава преодоляване на препятствията: „Новите колеги имат избора да работят с която операционна система се чувстват по-комфортно: Windows, Mac или Linux“, казва Лийдер. Нарушаването на рутината може да се окаже предизвикателство. Затова изграждането на доверие също е много важно, за да спечелим други екипи от компанията за гъвкавото мислене, твърди Лийдер. „Трябва да приемем, че сме част от по-голяма организация, която има финансови цели.“ Докато все още има какво да се направи, за да се променят работните процеси в цялата компания и тя да стане наистина гъвкава, това е процес, от който всеки има полза, убеден е Лийдер.
Една ключова стъпка вече е направена: от ноември 2017г. вече работи първата версия на новия софтуер, успоредно със съществуващата платформа, като агентите по събиране на вземания постоянно предоставят обратна връзка към екипите. Този успех е променил също начина, по който останалите служители в компанията гледат на FX екипа, както изтъква Яна Титов, Старши консултант по вътрешни комуникации: „Това, което много ме впечатли, беше, че IT хората, на които традиционно се лепва етикета, че не са особено общителни, сега са ролеви модели за останалата част от компанията по отношение на работата в екип и постигането на напредък.“
А Кирстен Хундер? Гъвкавият подход на работа със сигурност я е спечелил. „Забелязах, че гъвкавостта води също до огромна промяна в изграждането на екипи и обучението им: новите ни колеги имаха възможност да поемат отговорност в рамките на само няколко седмици.“ Джага? Да, отговаря тя с усмивка, естествено, екипите си споделят лични неща, когато се събират да пийнат по нещо във вторник вечер. „Но най-често говорим за последния бъг и как да го разрешим — може да прозвучи странно, но е много забавно“, казва Хундер. "Наистина не бих искала да върна часовника назад."
Какво е Scrum?
В света на ръгби, scrum (съкратено от scrummage, „спорна топка“) е група от изпотени мускулести играчи, които се борят за топката с глави, наведени надолу - изглежда хаотично, но са необходими доста тренировки! Същото се случва и в управлението на проекти, където scrum е практика, създадена за екип по разработката, състоящ се от не повече от девет човека, както и от още двама колеги със специфични роли: единият е „собственикът“ на продукта, който се грижи за това създаденият продукт да отговори на предпочитанията на клиентите. Другият е scrum ръководителят, който отговаря за поддържане работата на „двигателя“ на проекта и отстраняване на пречките. Scrum екипът редовно разглежда действията си, най-често на всеки две седмици.
През тези периоди, наречени спринтове, програмистите решават задачи, свързани с кодирането, избрани по време на планирането на спринта от списък с искания за функции и идеи за характеристики, наречен продуктов списък(backlog). Идеята е не да се създаде еднократен продукт, а серия от повтарящи се версии или продуктови инкременти, които да го приспособяват все по-добре към изискванията на клиента, без да се претендира за съвършенство, тъй като списъкът (backlog) никога не е празен.
Близка до него, но различна рамка, е екстремното програмиране с дори по-къси спринтове и специфични начини за организиране на работата по разработките.